Bilancio preventivo e controllo di gestione

La direzione di una azienda si attua anche mediante dei sistemi di programmazione o pianificazione della attività aziendale, definendo sia gli obiettivi strategici da raggiungere, cioè gli obiettivi di lungo periodo, cioè superiori a cinque anni, sia gli obiettivi immediati, cioè di breve periodo, da raggiungere nel giro di pochi anni.

Occorre, quindi, un controllo di gestione aziendale, cioè una verifica della conformità dei risultati raggiunti rispetto agli obiettivi prefissati; possiamo distinguere tre tipi di controllo:

1 - Controllo economico, in cui analizziamo i ricavi e i costi;

2 - Controllo produttivo, in cui analizziamo le attività produttive che realizzano le trasformazioni delle materie prime in prodotti finiti o le prestazioni di servizi;

3 - Controllo finanziario, in cui analizziamo gli investimenti di denaro o di beni aziendali, i finanziamenti aziendali, il rendimento delle attività finanziarie.

Nel controllo della gestione aziendale distinguiamo tre fase fondamentali:

1 - La pianificazione e programmazione degli obiettivi da raggiungere;

2 - la verifica costante del grado di realizzazione dei programmi, valutando e riscontrando la corrispondenza tra operazione programmate e quelle realmente eseguite;

3 - la correzione della programmazione e assunzione dei necessari provvedimenti correttivi, a seguito degli scostamenti rilevati nella fase precedente, in modo tale che in futuro non si ripetano gli scostamenti rilevati.

La parola gestione sta a significare l'azione di amministrare una azienda, cioè non solo pianificare gli obiettivi, ma anche realizzare gli obiettivi, e mettere su un insieme di carte o di file su computer, che siano idonei a rendere conto dei fatti aziendali, anche mediante scritture contabili.

Il controllo di gestione è un processo continuo, in cui si definiscono obiettivi, si eseguono azioni, si controllano i risultati, si formulano nuove azioni o nuovi obiettivi, e così via di seguito.

Un mezzo utilizzato dalle aziende per effettuare questa operazione complessa di programmazione, rilevazione dei risultati, e adozione dei correttivi è il bilancio preventivo, detto budget. Il bilancio preventivo, o più brevemente, il preventivo è un insieme di documenti in cui vengono quantificati, anche in Euro,  gli obiettivi da raggiungere, si esplicitano le azioni da fare per raggiungere questi obiettivi.

Il preventivo non è una semplice previsione di quello che sarà il futuro aziendale, ma è la definizione esatta di obiettivi da raggiungere e la formulazione di strategie o tattiche idonee per il loro raggiungimento.

Pianificazione e programmazione

La pianificazione dell'attività dell'impresa è necessaria ed occorre spingere il proprio sguardo il più lontano possibile e immaginare i futuri scenari in cui l'azienda verrà inserita. La pianificazione non elimina i rischi e le incertezze del futuro, ma, comunque, consente all'impresa di affrontare gli imprevisti in modo ottimale.

La pianificazione si divide in tre fasi principali:

1 -  definizione degli obiettivi strategici di medio periodo e di lungo periodo;

2 - elaborazione dei piani per il raggiungimento di questi obiettivi strategici;

3 - attuazione mediante la programmazione annuale o trimestrale, cioè di breve periodo; l'insieme delle varie programmazioni realizza gradualmente gli obiettivi di lungo periodo.

Ripetiamo: la pianificazione riguarda gli obiettivi di lungo periodo; la programmazione riguarda gli obiettivi di breve periodo.

Formulazione del bilancio preventivo

I documenti che costituiscono il bilancio preventivo li possiamo dividere in:

1 - preventivo operativo, che stima i costi e i ricavi di breve periodo;

2 - preventivo finanziario, che quantifica entrate e uscite finanziarie che deviano dall'attuazione del preventivo operativo;

3 - preventivo degli investimenti, che quantifica l'esborso finanziario necessario per adeguare la struttura aziendale ai programmi di gestione e di individuare le modifiche introdotte sulla struttura del patrimonio aziendale.

Tra i preventivi operativi ricordiamo il preventivo delle vendite, che analizza le potenzialità offerte dal mercato in cui opera l'azienda e definisce gli obiettivi di vendita e dei singoli programmi di azione. Al preventivo delle vendite si affianca il preventivo dei costi commerciali.

Successivamente, una volta che l'azienda ha deciso quale canale utilizzare per la distribuzione fisica dei prodotti, come organizzare la forza vendita, quali campagne pubblicitarie o promozionali occorre effettuare, quali studi e ricerche occorra fare per attuare la innovazione dei prodotti, si procede alla elaborazione del preventivo di produzione.

Il preventivo di produzione quantifica il livello di produzione, cioè le quantità di ciascun prodotto da produrre; per fare questo, dapprima si stabiliscono le scorte dei prodotti finiti, sia rimanenze iniziali, che rimanenze finali; di conseguenza il livello di produzione diventa:

Livello di produzione

 

In base al livello di produzione preventivato si calcolano le materie prime, sussidiarie e di consumo necessarie; si elabora, quindi:

- un preventivo degli acquisti;

- un preventivo dei costi diretti di produzione;

- un preventivo dei costi indiretti di produzione.

Successivamente si predispone un preventivo dei servizi generali, cioè gli uffici amministrativi, finanziari, del personale, del centro elaborazione dati, ecc.

Una volta elaborati tutti i preventivi necessari per la realizzazione e vendita del prodotto, si procede al preventivo economico, in cui si analizzano insieme costi e ricavi, e si determina il risultato economico di esercizio da ottenere.

Il preventivo economico va affiancato dal preventivo finanziario, in cui si analizzano le conseguenze finanziarie delle scelte operative fatte e si determina il loro ammontare in euro.

Nel preventivo finanziario inseriamo:

-  il preventivo di tesoreria, in cui mettiamo le entrate monetarie, le uscite monetarie; 

- il preventivo di stato patrimoniale, in cui evidenziamo lo stato del denaro in cassa, i crediti dei clienti, il valore delle rimanenze, i debiti verso i fornitori e le banche, ecc.

I singoli bilanci preventivi che abbiamo visto non sono solo dei semplici strumenti di programmazione, ma attuano anche una funzione di coordinamento delle azioni svolte dalle singole unità organizzative dell'azienda, motivano il comportamento delle persone che operano nell'azienda, servono,  successivamente, per controllare i risultati ottenuti al termine dell'esercizio, cioè l'anno di attività aziendale.

Resoconto di gestione

Una volta effettuata la pianificazione si procede alla attuazione dei vari bilanci preventivi programmati, ma costantemente si effettua una verifica continua dei risultati ottenuti, sia parziali che finali. Occorre un controllo a consuntivo mediante il confronto tra i valori programmati e quelli effettivi raggiunti, in modo da individuare gli scostamenti rispetto ai bilanci preventivi; tale attività di controllo costituisce il sistema dei resoconti, cioè l'insieme dei rendiconti e rapporti redatti in modo tale da evidenziare le operazioni compiute, i risultati raggiunti, gli scostamenti rispetto ai risultati previsti nei bilanci preventivi, in modo da valutare il grado di attuazione delle azioni programmate.

I metodi per evidenziare ed attuare il controllo di gestione si avvalgono di:

- consuntivi, che riportano i risultati economici raggiunti al termine dell'esercizio;

- preconsuntivi, che evidenziano i risultati prima che sia finito l'esercizio;

- rapporti di ipotesi alternative, che rappresentano i risultati economici nei confronti di più alternative di azione;

- rapporti per varianti, che evidenziano i risultati economici raggiunti rispetto a quelli preventivati nei bilanci preventivi e a quelli raggiunti negli esercizi precedenti.

Nei resoconti per varianti si confrontano i dati dei:

- valori passati, riferiti all'esercizio precedente;

- valori di previsione del bilancio preventivo;

- valori - obiettivi da raggiungere;

- valori correnti di mercato.

Il confronto avviene determinando le differenze algebriche, cioè gli scostamenti, in termini monetari e percentuali, fra i valori delle singole voci di costo e di ricavo riferite sia all'esercizio precedente e sia a quelli del bilancio preventivo corrente.

Importante è l'analisi della incidenza percentuale dell'ammontare delle singole voci di conto economico rispetto al fatturato, confrontando le singole voci di conto tra più esercizi, in modo da riconoscere quelle che hanno assunto nel tempo un peso rilevante nell'azienda; senza perdere di vista il contesto, sia aziendale che esterno, in cui i valori sono stati realizzati.

Il confronto tra valori effettivi e valori obiettivo consente di determinare l'efficacia delle azioni realizzate. Mentre il confronto tra valori effettivi e valori standard correnti di mercato consente di determinare l'efficienza delle azioni realizzate.

I rapporti, per essere efficaci, devono essere chiari, affidabili, tempestivi, cioè realizzati al tempo giusto, secondo una cadenza che può essere giornaliera, settimanale, mensile, trimestrale, o annuale.

Interventi correttivi

Una volta analizzati gli scostamenti e individuate le cause che li hanno determinati, occorre determinare le responsabilità dei singoli organi aziendali in modo da predisporre gli interventi correttivi necessari. Occorre, tuttavia, tenere conto che gli scostamenti sono spesso conseguenza di un insieme di decisioni adottate da organi diversi e possono dipendere notevolmente da fenomeni dell'ambiente esterno all'azienda, fenomeni a volte non prevedibili e non controllabili.

Per esempio, gli scostamenti di efficienza nell'impiego delle risorse sono da imputarsi al responsabile del centro produttivo in cui le stesse risorse sono state impiegate, in quanto l'efficienza nell'utilizzo delle materie prime o della manodopera diretta dipende dalla organizzazione del lavoro all'interno di ciascun reparto.

Nella predisposizione delle azioni correttive occorre, inoltre, tenere conto dei costi delle azioni correttive stesse, in modo da valutare la loro convenienza economica, in quanto, a volte, l'azione correttiva può avere dei costi superiori a quelli individuati nell'analisi degli scostamenti.

 

Lezioni di sistemi organizzativi aziendali

 

Prof. Pietro De Paolis

 

Economia generale

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