Nota del Gestore del Sistema Informativo
Avvio dell'anno scolastico 2002/03
conferimento delle supplenze agli aspiranti
inclusi nelle graduatorie provinciali permanenti
personale docente
Roma, 18 luglio 2002
Sommario
1. Premessa
2. Criteri di individuazione delle scuole di riferimento
3. Completamento delle attività in carico agli
uffici provinciali
4. Scadenze delle attività degli uffici provinciali
propedeutiche alla
operatività delle scuole di
riferimento
5. Tempistica delle attività per la costituzione delle
graduatorie d'istituto
6. Tempistica delle attività di reclutamento delle
scuole
7. Predisposizione delle liste di lavoro estratte
dalle graduatorie
provinciali
8. Fasi operative delle scuole di riferimento e relativi
supporti
9. Monitoraggi
1. Premessa
Scopo del presente documento, allegato alla nota della Direzione Generale del
Personale e della scuola e dell'amministrazione uff. VI, avente per oggetto
"Indicazioni operative in materia di supplenze del personale docente,
educativo ed A.T.A. in base allo scorrimento delle graduatorie permanenti da
parte dei Dirigenti Scolastici", è quello di illustrare un procedimento
standard di attivazione e coinvolgimento delle istituzioni scolastiche, alle
quali è affidato il compito di proseguire la fase di reclutamento dei supplenti
annuali e fino al termine delle attività didattiche nell'ipotesi in cui gli
uffici non abbiano completato le relative operazioni entro il 31 luglio p.v..
A tali fini il modello organizzativo preso in esame è quello adottato
all'inizio dell'a.s. 2001/2002 nella quasi totalità delle province italiane, in
quanto soddisfacente le determinazione assunte dai dirigenti scolastici nel
corso delle conferenze di servizio promosse a suo tempo dai direttori regionali,
d'intesa con i responsabili degli allora uffici scolastici provinciali, oggi
denominati CSA. Esso si basa sull'individuazione di una o più istituzioni
scolastiche di riferimento a livello provinciale alle quali viene affidato
l'incarico di organizzare e gestire, anche per conto delle altre scuole, le
convocazioni degli aspiranti inclusi in una graduatoria provinciale o in un
gruppo di graduatorie provinciali afferenti allo stesso ambito disciplinare; in
tale sede vengono offerte, e quindi assegnate, tutte le possibili supplenze in
ambito provinciale.
Nel seguito si descrivono sinteticamente l'iter procedurale e le modalità
operative, i prodotti e gli strumenti disponibili, le modalità di utilizzo, i
vincoli e le concatenazioni logiche e temporali.
Successive specifiche e dettagliate istruzioni operative per l'utilizzo di
ciascun prodotto informatico verranno tempestivamente diramate attraverso i
consueti canali informativi (Intranet, innov@zionescuola,…..)
Al fine di agevolare la consultazione dei provvedimenti e delle comunicazioni
inerenti alle attività propedeutiche all'avvio dell'anno scolastico, nel cui
novero rientra il conferimento delle supplenze, è attivata una apposita sezione
nei siti INTRANET ed INTERNET denominata "AVVIO DELL'ANNO SCOLASTICO",
nella quale si possono reperire le predette informazioni, congiuntamente con i
prodotti di monitoraggio predisposti dal sistema informativo.
Il contenuto del presente documento non è applicabile alle situazioni in cui il
CSA riesca a completare tutte le operazioni di carattere provinciale entro il 31
luglio, compreso il conferimento delle supplenze annuali e fino al termine delle
attività didattiche, nei limiti della graduatoria provinciale permanente.
Rimane salvo l'aspetto riguardante la gestione delle graduatorie d'istituto ed
il conferimento delle supplenze da parte dei dirigenti scolastici in base alle
predette graduatorie.
2. Criteri di individuazione delle scuole di
riferimento
Premesso che le scuole di riferimento dovranno svolgere le seguenti attività:
predisposizione dei locali idonei al ricevimento degli aspiranti convocati;
allestimento di una o più postazioni di lavoro per la consultazione dei dati di graduatoria e per l'aggiornamento dei posti occupati dagli aspiranti trattati;
gestione delle convocazioni ed assegnazione dei posti vacanti;
visualizzazione dei posti vacanti residuati dopo lo svolgimento delle fasi precedenti, ivi incluse le nomine accettate nei precedenti turni di convocazione,
predisposizione e consegna all'aspirante dello stampato con la proposta di assunzione accettata da quest'ultimo e da consegnare al dirigente della scuola scelta, ai fini della successiva stipula del contratto di lavoro a tempo determinato;
rendicontazione e documentazione per l'ufficio provinciale.
Nell'individuare le scuole idonee a svolgere le predette attività, si dovrà tenere conto dei seguenti parametri:
numero dei posti residui da coprire con supplenze conferibili agli inclusi nelle graduatorie permanenti;
capienza delle suddette graduatorie rispetto ai posti da coprire;
possibilità di accorpamento delle convocazioni per ambiti disciplinari,
idoneità degli ambienti e delle infrastrutture tecnologiche delle scuole (linee telefoniche, collegamenti ad internet, accessi SIWEB, fotocopiatrici, apparecchi fax);
disponibilità di personale di segreteria della scuola;
centralità rispetto al territorio provinciale e raggiungibilità della sede scolastica di riferimento;
numero massimo di convocazioni giornaliere gestibili.
Un elemento inoltre che potrà orientare l'individuazione
della scuola di riferimento è senza dubbio l'insieme delle condizioni che
rendono possibile l'assidua attività di assistenza e consulenza alla scuola da
parte dei funzionari del CSA medesimo durante lo svolgimento delle operazioni.
3. Completamento delle attività in carico agli
uffici provinciali
Prima di attivare le scuole di riferimento per la prosecuzione del conferimento
delle supplenze agli aspiranti inclusi nelle graduatorie permanenti, i CSA
dovranno portare a termine gli adempimenti di propria competenza e provvedere
alla definizione del quadro delle disponibilità ai fini del conferimento delle
supplenze da parte dei dirigenti scolastici.
Terminate le operazioni in carico agli uffici provinciali sopra citate, il
sistema elabora le disponibilità residue per ciascuna classe di concorso, tipo
di posto e scuola. Una funzione di questo Sistema Informativo prospetta, per
ciascuna istituzione scolastica, l'elenco dei posti risultanti vacanti,
suddivisi in annuali e sino al termine delle attività didattiche e, per questi
ultimi, sia i posti ad orario intero, sia gli spezzoni orario. Sempre con la
stessa funzione l'ufficio provinciale potrà variare la quantità dei posti
annuali e fino al termine delle attività didattiche risultante a questo Sistema
Informativo, laddove i dati memorizzati dal sistema non tengano conto di tutte
le operazioni disposte dall'ufficio. I posti risultanti al termine di questa
operazione dovranno essere esclusivamente quelli da coprire con le supplenze da
conferire a cura delle scuole di riferimento; pertanto, poiché potranno essere
conferite supplenze solo su spezzoni orario maggiori di sei ore, gli eventuali
spezzoni orario fino a sei ore dovranno essere azzerati.
Occorre evidenziare che la corretta individuazione dei destinatari della
proposta di assunzione è correlata al quadro analitico aggiornato dei posti e
delle cattedre vacanti, ed alla stabilità delle graduatorie costituite; è
quindi requisito essenziale e propedeutico la stabilizzazione dell'organico di
fatto, l'effettuazione delle utilizzazioni e delle assegnazioni provvisorie,
nonché il conferimento delle supplenze sui posti di sostegno agli aspiranti in
possesso del titolo di specializzazione, preventivamente portate a termine e
registrate al sistema informativo dai CSA.
4. Scadenze delle attività degli uffici provinciali
propedeutiche alla operatività delle scuole di riferimento
1 |
20 luglio |
Termine presentazione conseguimento titolo per inserimento in coda alla terza fascia |
Aspiranti |
2 |
entro il 24 luglio |
Costituzione della coda della terza fascia delle graduatorie permanenti |
CSA attraverso le funzioni del Sistema Informativo |
3 |
entro il 25 luglio |
Entro questa data il responsabile del CSA potrà
stabilire se riuscirà a completare le operazioni di scorrimento delle
graduatorie permanenti oppure se deve consentire la prosecuzione
dell'operazione ai dirigenti scolastici. |
CSA |
4 |
entro il 31 luglio |
Conferimento delle supplenze sui posti di sostegno; eventuale conferimento di altre supplenze. |
CSA attraverso le funzioni del Sistema Informativo |
5 |
entro il 5 agosto |
Comunicazione delle scuole di riferimento al sistema informativo e delle graduatorie a loro assegnate |
CSA attraverso le funzioni del |
6 |
entro il 6 agosto |
Completamento della comunicazione a sistema di tutte le operazioni disposte |
CSA attraverso le funzioni del Sistema Informativo |
7 |
entro il 7 agosto |
Comunicazione del calendario delle convocazioni degli aspiranti presso le istituzioni scolastiche |
CSA attraverso le funzioni del Sistema Informativo |
8 |
a partire dal 6 agosto |
Richiesta dei prodotti utili all'operatività delle scuole di riferimento (elenchi di lavoro, stampe proposte di assunzione, elenco dei posti disponibili per le supplenze) |
CSA attraverso le funzioni del Sistema Informativo |
9 |
entro 2 gg dalla richiesta di cui sopra |
Calcolo e prospettazione al CSA delle disponibilità da
assegnare a supplenza |
Sistema Informativo |
10 |
entro 3 gg dalla richiesta di cui sopra |
Produzione dei supporti da fornire alle scuole di
riferimento: |
Sistema Informativo |
11 |
a partire dal 9 agosto |
Verifica, integrazione e convalida dei posti, delle cattedre e degli spezzoni disponibili per le operazioni di supplenza in carico ai dirigenti scolastici nelle scuole di riferimento |
CSA attraverso le funzioni del Sistema Informativo |
12 |
a partire dal 10 agosto |
Diffusione su internet delle disponibilità convalidate dai CSA e dei calendari di convocazione |
Sistema Informativo |
5. Tempistica delle attività per la costituzione delle graduatorie d'istituto
1 |
entro 20 luglio |
Termine presentazione domande di inclusione nelle graduatorie di istituto (II e III fascia) | Aspiranti |
2 |
dal 22 agosto |
Acquisizione dei modelli 3 per la costituzione / aggiornamento delle graduatorie d'istituto | CSA, Scuole attraverso funzioni del sistema informativo |
3 |
dal 5 agosto |
Prenotazione della I fascia delle graduatorie d'istituto | CSA attraverso le funzioni del Sistema Informativo |
4 |
a partire dal 7 agosto |
Acquisizione delle domande di inclusione nella II e III fascia delle graduatorie d'istituto | Scuole attraverso funzioni del sistema informativo |
6. Tempistica delle attività di reclutamento delle scuole
1 |
A partire dal 12 agosto |
Gestione delle convocazioni presso le
scuole di riferimento ed assegnazione delle supplenze annuali e fino al
termine delle attività didattiche a partire dalle graduatorie
permanenti. A partire da questa data potranno iniziare le convocazioni soltanto le scuole i cui CSA avranno terminato entro il 10 agosto l'attività 11 di cui al precedente paragrafo 4. |
Scuole di riferimento con il supporto dei CSA e dei prodotti del Sistema Informativo |
2 |
A partire dal 6 settembre |
Utilizzazione delle graduatorie d'istituto presso le istituzioni scolastiche. A partire da questa data ogni singola scuola potrà procedere a nominare direttamente gli aspiranti inclusi nelle sue graduatorie, al fine di coprire i posti che non si sono potuti coprire mediante le graduatorie provinciali permanenti. | Ciascuna istituzione scolastica con il supporto dei prodotti del Sistema Informativo |
7. Predisposizione delle liste di lavoro estratte dalle
graduatorie provinciali
Al termine delle operazioni propedeutiche disposte dagli uffici provinciali,
vengono estratte le informazioni utili per predisporre le liste di lavoro da
utilizzare per le fasi operative di conferimento delle nomine da parte dei
dirigenti scolastici delle scuole di riferimento. Le liste di lavoro sono
costituite dalle graduatorie provinciali permanenti, depurate dei nominativi di
coloro i quali - nelle precedenti fasi svolte dagli uffici scolastici
provinciali - siano stati già assunti a tempo indeterminato, ovvero siano stati
assunti a tempo determinato con contratto annuale.
Si ritiene indispensabile evitare l'inutile trattamento di aspiranti che, pur
presenti ancora in graduatoria perché mai depennati dagli uffici, non hanno
interesse ad essere contattati per ottenere la supplenza. Pertanto le predette
liste di lavoro, desunte dalle graduatorie provinciali permanenti, non
conterranno:
- coloro i quali hanno espressamente manifestato la volontà di essere presenti
nelle graduatorie permanenti ai soli fini delle nomina in ruolo e non anche ai
fini della supplenza;
- coloro i quali risultano in graduatoria in posizione superiore all'ultima
operazione di nomina a tempo indeterminato o a tempo determinato, effettuata
dall'ufficio scolastico provinciale.
La selezione dei dati per la predisposizione di tali elenchi è effettuata
secondo ciò che risulta al sistema informativo al 6 agosto. Situazioni
sopravvenute o accertate successivamente non alterano il quadro iniziale di
riferimento in base al quale si svolge l'operazione. Esse, tuttavia, possono
essere trattate come esigenze sopravvenute nel corso delle operazioni, fermo
restando che il trattamento delle stesse non comporta il rifacimento delle
operazioni già disposte.
Le informazioni trattate per ciascun aspirante sono: l'ordine di graduatoria,
l'eventuale titolo di riserva, i dati anagrafici, l'indirizzo di recapito ed il
numero telefonico, individuati sulla base delle informazioni risultanti sul
sistema informativo.
Effettuata la predetta selezione dei candidati che possono aspirare ad una
supplenza, il sistema informativo ottiene la graduatoria utile per le assunzioni
a tempo determinato partendo dalla posizione del primo docente non ancora
assunto. Una funzione on-line mostra alla scuola di riferimento, relativamente a
ciascuna classe di concorso / tipo posto assegnato, la graduatoria così
estratta da quella provinciale permanente di partenza e consente di ricavarne le
informazioni per formulare agli aspiranti ivi inclusi le proposte di assunzione,
nonché di aggiornare la situazione dell'aspirante contattato in base
all'accettazione o meno della proposta.
Nel caso in cui la consistenza della graduatoria non consenta d'individuare un
numero di nominativi sufficiente a coprire i posti disponibili, il sistema
evidenzia la circostanza ed i posti non assegnabili saranno gestiti nella fase
residuale del processo, utilizzando le graduatorie d'istituto.
8. Fasi operative delle scuole di riferimento e relativi
supporti
Le scuole di riferimento proseguiranno le convocazioni degli aspiranti a
supplenza inclusi nelle graduatorie provinciali permanenti a partire dall'ultimo
aspirante convocato, a tali fini, dall'ufficio scolastico provinciale (CSA).
Laddove il CSA, nel pianificare lo svolgimento delle nomine, avesse già
verificato l'impossibilità di portare a termine tale operazione entro il 31
luglio e accertato l'esigenza di attivare la scuola di riferimento, potrebbe
effettuare presso quest'ultima anche le convocazioni entro il 31 luglio ancorché
sotto la propria diretta responsabilità, al fine di non creare elementi di
discontinuità che possono alterare il buon esito dell'operazione.
Calendari delle convocazioni e loro pubblicizzazione.
In base al numero di posti da assegnare per ciascuna delle graduatorie affidate
alla medesima scuola di riferimento ed in funzione del numero massimo di
aspiranti che la stessa scuola è in grado di accogliere giornalmente, si
predisporranno gli elenchi delle convocazioni. Tale operazione dovrà essere
disposta congiuntamente con i referenti del CSA, in modo che gli stessi possano
dare diffusione di tali elenchi utilizzando i tradizionali mezzi di
comunicazione dello stesso ufficio. Se fatti pervenire in forma elettronica al
gestore di questo sistema, tali elenchi possono essere divulgati anche
attraverso la sezione regionale del sito www.istruzione.it. A tali fini viene
resa disponibile una funzione che consente di gestire il calendario delle
convocazioni presso ogni scuola di riferimento. Il calendario così comunicato
sarà divulgato tramite il sito internet www.istruzione.it , attraverso una
applicazione nella quale ciascun interessato, selezionando la provincia di
interesse e la graduatoria in cui è inserito, potrà visualizzare la scuola di
riferimento che ha in carico le operazioni di assunzione e le date dei turni di
convocazione delle rispettive posizioni di graduatoria.
Elenco degli aspiranti ancora nominabili
La segreteria della scuola di riferimento, all'atto della presa in carico
dell'operazione, riceverà l'elenco degli aspiranti ancora nominabili, e la
stampa delle proposte di assunzione già compilate sulla base degli elementi di
graduatoria. Quest'ultima stampa potrà essere suddivisa secondo gli elenchi
delle convocazioni in modo tale da averne disponibile, ogni giorno, la parte
riguardante gli interessati destinatari delle proposta di assunzione.
Elenco dei posti disponibili
All'inizio dell'operazione ciascuna scuola di riferimento disporrà dell'elenco
delle sedi disponibili, relativamente ai posti ed alle cattedre delle
graduatorie di interesse, aggiornato dal CSA a valle delle operazioni disposte
da quest'ultimo entro il 31 luglio e registrate a Sistema entro la data utile di
cui al calendario sopra riportato.
Successivamente nel corso delle convocazioni, sempre con le funzioni del sistema
informativo, la segreteria scolastica potrà inoltre stampare l'elenco delle
sedi disponibili aggiornate fino al precedente turno di convocazione.
L'elenco delle sedi disponibili per ciascun turno di convocazione potrà essere
affisso nei locali in cui gli aspiranti attendono il proprio turno di scelta, al
fine di agevolare l'individuazione delle sedi più gradite rimaste disponibili e
accelerare le operazioni di accettazione della proposta di assunzione a tempo
determinato.
Modalità di assegnazione della proposta di assunzione
All'aspirante convocato che accetta una sede tra quelle disponibili, verrà
consegnata le proposta di assunzione, di cui l'interessato dovrà firmare copia.
Tale proposta, che riporta i dati della scuola assegnata, dovrà essere
consegnata dal docente alla scuola predetta, il cui dirigente scolastico
stipulerà il contratto di assunzione e lo registrerà attraverso questo sistema
informativo che provvederà all'inoltro informatico al centro elaborazione dati
del Ministero del Tesoro, al fine di predisporre le attività di liquidazione
delle competenze spettanti.
All'atto dell'accettazione della proposta di nomina, la scuola di riferimento
registrerà tale informazione mediante l'apposita funzione di questo sistema
informativo, la quale procederà ad aggiornare le basi informative consultabili
anche alle altre scuole di riferimento. Ciò consentirà di tener conto delle
sedi occupate man mano che gli aspiranti accettano. Qualora ad un aspirante
presente in più graduatorie e già destinatario di una proposta di assunzione
accettata, venga offerto un posto più favorevole per trattamento economico in
una successiva convocazione per un'altra graduatoria (supplenza annuale rispetto
a supplenza fino al termine delle attività didattiche), non sarà possibile
registrare la successiva proposta di nomina se prima non sia stata annullata la
precedente proposta accettata. Se già è stato stipulato il contratto, inoltre,
occorre che la scuola di riferimento contatti immediatamente la scuola che ha
registrato il contratto per farlo annullare. Il mancato annullamento del
predetto contratto, tuttavia, non impedisce il prosieguo dell'operazione di
assegnazione della proposta di assunzione all'interessato da parte della scuola
di riferimento. Dovrà invece essere stato effettuato prima che la nuova scuola
assegnata registri a sistema il successivo contratto.
L'annullamento della proposta di nomina può essere comunicato solo dalla scuola
di riferimento che l'ha inserita; pertanto se la precedente graduatoria è
gestita da altra scuola di riferimento, quest'ultima deve essere contattata per
annullare la proposta di nomina, cosicché l'aspirante risulti di nuovo
nominabile ed il posto precedentemente assegnato venga riutilizzato per i
successivi turni di convocazione, sempre che quella graduatoria permanente non
sia andata nel frattempo esaurita e senza, peraltro, mettere in discussione le
nomine nel frattempo disposte.
Elenchi giornalieri delle nomine disposte
Al fine di consentire ai C.S.A. di effettuare le dovute verifiche sull'andamento
delle operazioni presso le istituzioni scolastiche di riferimento, saranno
predisposte apposite stampe di controllo che riportano l'elenco delle nomine
effettuate. Le stampe sono prenotabili per ordine scuola e, nell'ambito della
scuola secondaria per classe di concorso, o per intero o per un intervallo
temporale indicato dal C.S.A.. Esse sono ordinate per classe di concorso e
riportano l'elenco degli aspiranti nominati, in funzione del tipo di nomina
(annuale, fino al termine delle attività didattiche o su spezzoni orari). La
classe di concorso sarà associata all'istituto di riferimento che ha gestito il
conferimento delle supplenze.
Per ciascun aspirante nominato saranno riportati i dati anagrafici, il codice
fiscale, la sede assegnata e, in caso di nomina su spezzoni orario, la quota
oraria di ciascuno spezzone.
Conclusione dell'operazione
Ogni scuola di riferimento pubblicherà al proprio albo l'elenco delle
assunzioni disposte. Elenchi completi con le assunzioni a livello provinciale
saranno prodotti dal sistema informativo.
I dirigenti delle scuole di riferimento segnaleranno tempestivamente all'ufficio
del CSA eventuali casistiche particolari che l'istituto non sia riuscito a
risolvere.
Al termine delle predette fasi di convocazione, tutti i posti e le cattedre che
non sarà possibile coprire mediante il processo descritto in precedenza saranno
assegnati da ciascun dirigente scolastico attraverso lo scorrimento delle
rispettive graduatorie d'istituto.
9. Monitoraggi
Il sistema informativo metterà a disposizione dell'amministrazione centrale e
periferica alcuni prodotti di verifica sullo stato di avanzamento dei lavori,
elaborati in base ai dati inseriti sia dagli uffici provinciali, sia dalle
singole istituzioni scolastiche. Tali prodotti saranno quotidianamente
reperibili nella sezione monitoraggi all'interno del panel "AVVIO DELL'ANNO
SCOLASTICO" presente nel sito INTRANET.
2002